Privacyverklaring

Bescherming van persoonsgegevens
Tot wie kunt u zich wenden met vragen?
Voor welke doeleinden worden uw gegevens verwerkt?
Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?
Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Wat zijn uw rechten?
Recht op intrekken toestemming
Recht op indienen klacht bij toezichthoudende autoriteit
Op basis waarvan mogen wij uw gegevens verwerken?

Bescherming van persoonsgegevens

Onze academie hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze leerlingen, ouders en personeel omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van onze academie valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van de school en het gemeentebestuur.

Tot wie kunt u zich wenden met vragen?

Het gemeentebestuur van Wemmel [Dr.H.Folletlaan 28, 1780 Wemmel] is de verwerkingsverantwoordelijke. De individuele school die uw persoonsgegevens verwerkt, wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke. Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij de directeur via het e-mailadres gerard.declercq@academiewemmel.be.

Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Onze academie verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening van de academie te kunnen uitvoeren.
De academie verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt onze academie uw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.

Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van de academie hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het academie heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen.

Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het academie beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van de academie persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

ICT-bedrijven waar het academie mee samenwerkt,
Externe partners waar activiteiten mee georganiseerd worden
…

De academie stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?

De academie zal steeds de nodige gegevens bij u opvragen, op papier of via digitale weg. Enkel voor wettelijk vastgelegde doelen kan er informatie opgevraagd worden bij andere partijen. Als academie verbinden we ons ertoe hiervoor telkens nauwgezet de wetgeving te volgen en u, op uw vraag, hierover te informeren.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over u verwerken. Hiervoor kan u de directeur (gerard.declercq@academiewemmel.be) contacteren. De academie houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft het recht om :

gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie)

uw gegevens te (laten) wissen
de verwerking van uw gegevens te beperken
bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

Recht op intrekken toestemming

U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld kan u zich wenden tot de gegevensbeschermingsautoriteit:

Privacycommissie

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

TEL: +32 (0)2 274 48 00
FAX: +32 (0)2 274 48 35

commission(at)privacycommission.be

Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden. De doelen van een academie zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan

Leerlingenadministratie
Leerlingevaluatie
Zorg voor leerlingen
Leerlingen volgen in samenwerking met het CLB
Personeelsadministratie
…

Indien de academie op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht. Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.

Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal deze aan u gevraagd worden. Dienstverlening van de gemeente die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving kan zijn:

Uitnodigingen voor schoolfeesten en -evenementen
Gebruik van contactgegevens voor nieuwsbrieven
Maken en gebruik van foto’s (andere dan individuele foto’s voor dossiers)
…

Bij elke verwerking zal door middel van een actieve handeling van u, uw toestemming gevraagd worden. Op de formulieren van de website zal u actief moeten aanvinken dat u akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen. Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat u actief “aanvinkt” akkoord te gaan met de verwerkingen. Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) uw gegevens worden opgevraagd. Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het school bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). U kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.